CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ1

Thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, sau khi thống nhất với Viễn thông Bắc Kạn, Sở Nội vụ ban hành Công văn số 1054/SNV-TĐKT hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice (sau đây gọi tắt là Hệ thống).

Hình ảnh tài khoản cá nhân trên Hệ thống

          Theo đó, để thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử trên Hệ thống yêu cầu các cơ quan, tổ chức phải xây dựng và ban hành được Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. Danh mục hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật về công tác văn thư theo mẫu Danh mục hồ sơ quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống.

Hình ảnh giao diện thực hiện thao tác cập nhật Danh mục hồ sơ trên Hệ thống

Theo quy định, mỗi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Khi công việc được triển khai thực hiện là lúc bắt đầu phát sinh văn bản, tài liệu liên quan đến hồ sơ đã được cập nhật/mở tại tài khoản cá nhân. Mỗi cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc, thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống, bao gồm: Văn bản đến; văn bản đi; văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình giải quyết công việc.

Hình ảnh giao diện thực hiện thao tác lập hồ sơ

Trên cơ sở các tính năng về tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử của Hệ thống, Sở Nội vụ đã hướng dẫn chi tiết các thao tác từ cập nhật Danh mục hồ sơ đến các thao tác thực hiện việc lập hồ sơ như cập nhật văn bản đến, văn bản đi và các tài liệu có liên quan vào hồ sơ; nộp lưu hồ sơ điện tử trên Hệ thống để các cơ quan, tổ chức thực hiện nhằm từng bước hiện thực hóa quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường mạng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

Hình ảnh giao diện thực hiện thao tác cập nhật văn bản đi vào hồ sơ

Mặc dù Sở Nội vụ đã ban hành văn bản hướng dẫn lập hồ sơ điện tử tuy nhiên do Hệ thống mới đưa vào sử dụng, một số chức năng của Hệ thống vẫn cần phải tiếp tục được cập nhật, bổ sung để đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ điện tử, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử theo quy định pháp luật.

Việc lập hồ sơ công việc, nhất là hồ sơ công việc điện tử được thực hiện tốt giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức quản lý văn bản, tài liệu một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống, đồng thời, giúp giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả; đáp ứng được những mục tiêu, yêu cầu về nhiệm vụ cải cách nền hành chính của tỉnh cũng như góp phần vào công cuộc chuyển đổi số của tỉnh trong giai đoạn hiện nay./.

Tg: Doanh Thị Phượng