CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ1

Lưu trữ lịch sử là đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu có giá trị, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Do đó những tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và Lưu trữ lịch sử cần được bảo quản và bảo vệ an toàn. Liên quan đến việc bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ cần chú trọng đến công tác phòng cháy chữa cháy. Người làm lưu trữ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ và toàn thể công chức, viên chức, người lao động cần phải nêu cao tinh thần trách nhiệm trong việc phòng cháy chữa cháy tại phòng làm việc và tại kho lưu trữ tài liệu.

Rủi ro trong lưu trữ là những điều không may xảy ra ngoài mong muốn của con người và gây thiệt hại, tổn thất lên các đối tượng trong lưu trữ (con người, tài liệu lưu trữ, trang thiết bị, cơ sở vật chất). Hai trong những mối nguy hại lớn đối với tài liệu lưu trữ là cháy nổ các tòa nhà lưu trữ và thảm họa thiên nhiên. Khi xảy ra thiên tai, hỏa hoạn thì tài liệu gặp nguy hiểm, đặc biệt là đối với tài liệu nền giấy (dễ cháy), gây những tổn thất, thiệt hại nghiêm trọng trong ngành lưu trữ. Trong những năm gần đây, do tác động của biến đổi khí hậu, nhiều địa phương trong cả nước đã diễn ra tình trạng thời tiết thay đổi bất thường, mùa khô hanh kéo dài, tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ rất cao. Số lượng các vụ cháy nổ có chiều hướng gia tăng, nhiều vụ cháy xảy ra liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ, gây tổn thất không nhỏ.Vì vậy để hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại do cháy nổ gây ra, Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cần thực hiện tốt một số biện pháp sau:

Thứ nhất, toàn thể công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, tổ chức cần có nhận thức về quản trị rủi ro trong lưu trữ trong đó có rủi ro do cháy nổ gây ra đối với tài liệu lưu trữ: Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức cần có giải pháp quản trị rủi ro khi xảy ra cháy nổ tại nơi làm việc và kho bảo quản tài liệu. Tài liệu thường được bảo quản tại phòng làm việc và phòng kho lưu trữ. Những giải pháp quản trị rủi ro khi xảy ra cháy nổ như sau:

– Xây dựng được ý thức về rủi ro khi xảy ra cháy nổ một cách khoa học, khi rủi ro xảy đến, mọi người sẽ ở trong trạng thái chủ động có sự chuẩn bị trước, tích cực áp dụng các phương pháp đúng đắn để ứng phó kịp thời với rủi ro.

– Xác định được những đối tượng nào được cơ quan, tổ chức cố gắng bảo vệ nhất.

– Cần ghi nhớ 3 đặc tính quan trọng của một kế hoạch kiểm soát, ứng phó khi cháy tại tòa nhà lưu trữ đạt hiệu quả cao đó là: Tính toàn diện, đơn giản và linh hoạt.

– Kho (phòng) lưu trữ là “lá chắn” quan trọng để bảo đảm sự an toàn cho tài liệu lưu trữ, con người và trang thiết bị lưu trữ. Việc tăng cường xây dựng cơ sở hạ tầng liên quan đến sự an toàn của tài liệu lưu trữ chính là việc xây dựng được kho tàng lưu trữ, cải thiện các thiết bị trong kho và các điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

Thứ hai, cần nâng cao trình độ nghiệp vụ lưu trữ và nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy, ý thức đạo đức công vụ trong đội ngũ những người làm lưu trữ và toàn thể công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, tổ chức: Nâng cao tố chất toàn diện của người làm lưu trữ,toàn thể công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, tổ chức; tăng cường năng lực đảm bảo sự an toàn là một nhiệm vụ vừa quan trọng lại vừa bức thiết của các Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức.Tại phòng làm việc, công chức, viên chức cần sắp xếp các thiết bị văn phòng, hồ sơ, tài liệu bảo đảm an toàn về phòng cháy và chữa cháy; có biện pháp quản lý chặt chẽ nguồn lửa, nguồn điện, thiết bị và dụng cụ sinh lửa, sinh nhiệt, chất sinh lửa, sinh nhiệt và các biện pháp khác về phòng cháy khi rời nơi làm việc để đảm bảo an toàn cũng như tránh thiệt hại do cháy, nổ gây ra đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó người làm lưu trữ cũng như công chức, viên chức, người lao động cần có những hiểu biết cơ bản về phòng cháy chữa cháy như cách sử dụng bình chữa cháy, cách kiểm tra bình chữa cháy,… Lưu trữ lịch sử cần định kỳ phối hợp với Công an tỉnh tổ chức huấn luyện nghiệp vụ và thực tập phương án chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ bởi vì đây là nơi lưu giữ nhiều tài liệu có giá trị với khối lượng không nhỏ và những tài liệu này cần được bảo vệ an toàn.

Thứ ba, xây dựng cơ sở hạ tầng tạo ra sự bảo đảm an toàn về vật chất: Việc tăng cường xây dựng cơ sở hạ tầng liên quan đến sự an toàn của tài liệu lưu trữ, đầu tiên chính là việc xây dựng được kho tàng lưu trữ, cải thiện các thiết bị trong kho và các điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ.  Trụ sở cơ quan Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là kho lưu trữ cần trang bị các phương tiện phòng cháy chữa cháy theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, cần xây dựng phương án ứng phó tình huống khẩn cấp khi xảy ra cháy nổ: Cháy nổ có thể xảy ra bất cứ lúc nào và cũng không thể lường trước được. Do đó nếu xây dựng sẵn phương án ứng phó với tình huống cháy nổ xảy ra thì khi gặp phải sẽ bình tĩnh và xử lý một cách hiệu quả nhất. Ví dụ: Khi phát hiện có cháy, người phát hiện bình tĩnh và ngay lập tức ứng phó theo phương án đã được xây dựng. Người phát hiện sẽ nhận định đám cháy lớn hay nhỏ để ứng phó cho hiệu quả, đám cháy có thể tự mình chữa cháy hay nằm ngoài khả năng chữa cháy và cần đưa ra hành động kịp thời.Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức cần xây dựng phương án chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ đối với các sự cố cháy, nổ xảy ra tại khu vực phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung hoàn thiện nội quy phòng cháy chữa cháy của kho lưu trữ.

Thứ năm, nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật: Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật trong việc bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; không ngừng nâng cao mức độ khoa học hóa, quy phạm hóa trong công tác bảo đảm an toàn phòng tránh rủi ro cháy đối với tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó cần tích cực tăng cường nghiên cứu về các phương pháp kỹ thuật nhằm phòng tránh và giảm nhẹ rủi ro đối với tài liệu lưu trữ khi xảy ra cháy nổ .

Thứ sáu, tăng cường tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ: Việc kiểm tra toàn diện về công tác lưu trữ sẽ giúp phát hiện những hạn chế, bất cập liên quan đến tài liệu lưu trữ và góp phần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, đảm bảo an toàn trong công tác phòng cháy chữa cháy. Thông qua việc kiểm tra trang thiết bị phòng cháy chữa cháy sẽ biết được tình trạng của các trang thiết bị này và kịp thời bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thiếu hoặc đã bị hư hỏng.

Những biện pháp nêu trên nếu được thực hiện tốt sẽ giúp các Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Thông qua việc áp dụng những biện pháp đó sẽ giúp Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hướng tới quá trình quản lý an toàn, phòng tránh hiệu quả, khắc phục kịp thời những sự cố cháy nổ không may xảy ra gây những tổn thất, thiệt hại không mong muốn, trong đó có tổn thất về tài liệu lưu trữ. Lấy “phòng cháy hơn chữa cháy” làm phương châm và thực hiện tốt những biện pháp trong quản trị rủi ro cháy nổ đối với tài liệu lưu trữ, các Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu sẽ ngăn ngừa một cách tốt nhất những mối hiểm họa đối với tài liệu lưu trữ do cháy nổ gây ra./.

Hoàng Điệp