CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ1

Trong Thông đạt số: 1-C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt trên phương diện kiến thiết quốc gia”, tài liệu lưu trữ là nguồn tài nguyên của dân tộc, là nguồn thông tin có giá trị đặc biệt trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam Xã hội Chủ nghĩa.

Trong những năm qua, việc bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã được Nhà nước ta quan tâm và khẳng định trong nhiều văn bản như Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, ngày 11 tháng 11 năm 2011, Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13, trong đó khẳng định rất rõ, tài liệu lưu trữ là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự được phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì thế, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, mang tính chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ, là mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.

Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kan đã và đang làm tốt nhiệm vụ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, bên cạnh việc bảo vệ an toàn tuyệt đối cho khối lượng tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã từng bước thực hiện nhiều phương thức nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như: giới thiệu tài liệu lưu trữ trên trang thông tin điện tử và trên fan page của Trung tâm; cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu… Kết quả cho thấy số lượt người đến nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng, nhiều độc giả biết đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử như một kho tàng kiến thức để phục vụ những mục đích nghiên cứu của mình. Tuy nhiên phần lớn độc giả đến với Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kan chủ yếu là cán bộ, công chức, viên chức các sở, ban ngành, đoàn thể trong và ngoài tỉnh với nhu cầu phục vụ mục đích cá nhân là chính. Trong khi đó, nhân dân trong tỉnh vẫn còn khá xa lạ với cơ quan Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, có một số ít độc giả tìm đến Trung tâm để được cung cấp, khai thác thông tin thông qua internet nhưng điều kiện tiếp cận còn khó khăn.

Để giải quyết những hạn chế này, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kan đã xác định một số biện pháp cấp bách trong thời gian tới để phát huy tốt hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ cụ thể như sau:

          – Cần tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong một số khâu nghiệp vụ đồng thời thực hiện số hóa đối với các tài liệu đã được thu thập về từ các cơ quan, tổ chức, đơn vị dưới dạng các văn bản điện tử, có giá trị pháp lý để phục vụ tra tìm một cách thuận lợi, nhanh chóng, chính xác.

          – Đẩy mạnh khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên mạng internet để cung cấp kiến thức lịch sử, xã hội trong đó, cần chú ý khai thác ưu thế của mạng xã hội để tận dụng khả năng lan truyền thông tin nhanh và rộng đến mọi đối tượng.

          – Tiến tới thực hiện công tác sưu tầm, thu thập tài liệu nhất là với các tư liệu đang được người dân, gia đình, dòng họ sở hữu để làm phong phú thêm nguồn sử liệu và giúp họ hiểu được quyền lợi và giá trị tài liệu họ sở hữu, từ đó khuyến khích chủ sở hữu biếu, ký gửi, bán tư liệu cho cơ quan lưu trữ hoặc đăng ký tại các cơ quan lưu trữ để được hướng dẫn, hỗ trợ bảo quản, tránh làm thất lạc, mất mát những nguồn tài liệu lưu trữ quý.

          – Đẩy mạnh việc thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện lịch sử trọng đại của đất nước thông qua các hình thức như ban hành văn bản gửi đến các cơ quan, tổ chức; giới thiệu trên website, fanpage, facebook của Trung tâm đảm bảo thông tin đến với mọi đối tượng, mọi tầng lớp nhân dân.

Hiện nay Trung tâm đã và đang xây dựng trang web của đơn vị để tạo lập cơ sở dữ liệu, tuy nhiên để đưa vào khai thác sử dụng cũng cần mất một thời gian để hoàn thiện mới có thể đáp ứng được nhu cầu của công chúng và độc giả.

Đứng trước những yêu cầu của to lớn của thời kì hội nhập và phát triển, với mong muốn ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin của xã hội, những người làm công tác lưu trữ sẽ tiếp tục cố gắng nhiều hơn nữa và không ngừng tìm tòi, học hỏi, nghiên cứu áp dụng các biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để những giá trị của tài liệu lưu trữ ngày càng được phát huy, góp phần phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ quê hương, đất nước ngày càng bền vững và giàu đẹp./.

Hoàng Hiền