CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ1

Thực tiễn đã chứng minh rằng tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của các quốc gia trên thế giới.Tài liệu được sử dụng như một công cụ để xây dựng và củng cố chế độ chính trị; là nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội; góp phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc.Trải qua các thời kỳ lịch sử, tài liệu lưu trữ hình thành ngày càng nhiều. Tuy nhiên, công tác lưu trữ của đang phải đối diện với nhiều khó khăn, thách thức như tình trạng kho lưu trữ chưa đáp ứng được nhu cầu bảo quản, tổ chức khoa học tài liệu; lượng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử còn nhiều, nguy cơ mất mát và hư hỏng tài liệu rất cao.

Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Thu thập tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.

Hiện nay, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn được thực hiện theo những quy định tại Luật Lưu trữ, Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp, Quyết định số 486/QĐ-UBND ngày 09/4/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn về việc phê duyệt Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và Quyết định số 891/QĐ-UBND ngày 26/5/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn về việc ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn. Tuy nhiên việc thực hiện thu thập tài liệu còn một số bất cập, hạn chế đó là: Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chưa xác định được đầy đủ, chính xác thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn; tài liệu thu thập về Lưu trữ lịch sử không đầy đủ; chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo; nhiều cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vẫn còn tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống; diện tích Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn không đáp ứng nhu cầu thu thập hồ sơ, tài liệu trong thời gian tới. Do đó cần có giải pháp để khắc phục những bất cập, hạn chế để nâng cao chất lượng công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.

          Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn:

Một là, nâng cao hơn nữa nhận thức của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về ý nghĩa của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Do đó, cần tiếp tục nâng cao hơn nữa nhận thức của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh về ý nghĩa của công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, vị trí, vai trò của Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.

Hai là, tài liệu của các phông lưu trữ cần được tổ chức khoa học trước khi thu thập vào Lưu trữ lịch sử:

Để công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn đảm bảo hiệu quả, tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị thì tài liệu lưu trữ của các phông lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu cần được tổ chức khoa học trước khi thu thập, bổ sung vào kho Lưu trữ lịch sử. Việc tổ chức khoa học tài liệu là hết sức quan trọng, đảm bảo tài liệu được phân loại, xác định giá trị, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu. Khi việc tổ chức khoa học tài liệu được thực hiện tốt sẽ thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu và đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của các tổ chức và cá nhân.

Ba là, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn:

Cơ sở vật chất, trang thiết bị là điều kiện cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thu thập hồ sơ, tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu. Để giải quyết bất cập hiện tại, đối với những cơ quan có khối lượng tài liệu nộp lưu lớn mà kho Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa đáp ứng thì có thể tạm thời quản lý, bảo quản hồ sơ tài liệu tại các kho lưu trữ cơ quan, khi Lưu trữ lịch sử tỉnh có diện tích kho lưu trữ bảo quản tài liệu sẽ tiến hành việc thu thập hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu.

Bốn là, hoàn thiện Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn:

Hiện tại Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn ban hành kèm theo Quyết định số 486/QĐ-UBND ngày 09/4/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn chưa cụ thể, chi tiết nên một số cơ quan, đơn vị gặp khó khăn, vướng mắc trong quá trình áp dụng để chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn. Do đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần tham mưu xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn đảm bảo chính xác, cụ thể để các cơ quan, đơn vị căn cứ vào đó xác định được thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, tránh tình trạng xác định thiếu hoặc không đúng thành phần.

Năm là, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu:

          Để công tác thu thập hồ sơ, tài liệu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn đảm bảo hiệu quả thì việc phối hợp chặt chẽ giữa Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu là vô cùng quan trọng. Khi có sự phối hợp chặt chẽ sẽ thuận lợi trong quá trình thực hiện giao nộp/thu thập (tiến độ được đảm bảo theo kế hoạch, tiết kiệm được thời gian…). Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu cần xây dựng kế hoạch nộp lưu tài liệu, thông báo cho Lưu trữ lịch sử; mặt khác cần chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và bố trí kinh phí liên quan đến việc giao nộp (chi phí vận chuyển…). Lưu trữ lịch sử cần làm tốt vai trò hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trong việc chuẩn bị tài liệu nộp lưu, đồng thời chủ động trong việc bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu, đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với cơ quan, đơn vị trong việc quản lý-bảo quản hồ sơ, tài liệu khi khối lượng hồ sơ, tài liệu đủ điều kiện giao nộp mà diện tích kho Lưu trữ lịch sử chưa đáp ứng.

Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện, ngành lưu trữ cũng vậy. Hòa vào xu thế đó, công tác lưu trữ cần được quan tâm, đầu tư để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, công tác thu thập tài liệu cần được quan tâm, đầu tư nhiều hơn nữa. Có như vậy tài liệu lưu trữ mới được phát huy giá trị và góp phần vào sự phát triển chung của tỉnh. Với những giải pháp nêu trên, nếu được thực hiện sẽ tạo ra bước chuyển biến mới trong việc nâng cao chất lượng công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn./.

Hoàng Điệp