CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ1

Đất nước ta đang trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách nền hành chính để phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Việc tổ chức tốt công tác khai thác và sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng của ngành lưu trữ, đồng thời cũng đòi hỏi phải có một sự chuyển biến mới, toàn diện hơn, đồng bộ hơn từ đơn vị lưu trữ lịch sử tỉnh đến độc giả.

Việc khai thác những thông tin quá khứ để tạo ra những phương thức mới cho quá trình tăng trưởng và phát triển của xã hội đang có một ý nghĩa rất quan trọng. Xác định được tầm quan trọng đó trong năm 2020, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn, là đơn vị thực hiện tham mưu, giúp việc chính trong công tác thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn đã từng bước thực hiện việc cung cấp các thông tin về thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia ở mức độ 3. Chính vì vậy trong năm 2020 số lượt độc giả nắm được và đến khai thác, sử dụng tài liệu đã tăng lên đáng kể.

Để giúp cho độc giả, nhất là độc giả là đại bộ phận nhân dân trên địa bàn tỉnh nắm bắt được thông tin cũng như cách thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất, nhanh gọn nhất, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn xin hướng dẫn một cách cụ thể hơn nữa cách thức đăng ký cũng như thực hiện dịch vụ công trực tuyến đối với 02 thủ tục là “Thủ tục cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ” và “Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc”.

I. Hướng dẫn các bước Đăng ký tài khoản đối với độc giả là công dân chưa đăng ký tài khoản bằng máy tính hoặc điện thoại thông minh có kết nối internet.

Bước 1: Trước tiên độc giả phải có máy tính hoặc thiết bị thông minh có kết nối internet (điện thoại di động). Độc giả truy cập vào địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/, sau đó nhấn vào mục “Đăng ký” tại trang chủ. Sau đó nhấn vào mục đăng ký. Tại màn hình đăng ký bằng thuê bao di động, độc giả nhập thông tin và nhấn đăng ký.

Bước 2: Độc giả sẽ nhập mã OTP đã được gửi về điện thoại và nhấn vào mục “Xác nhận” (Trường hợp nếu chưa nhận được mã OTP hoặc hết thời gian nhập mã OTP độc giả nhấn vào mục “Gửi lại OTP” để lấy mã OTP.

Chú ý: Các trường có dấu sao đỏ (*) là các trường bắt buộc nhập, sau đó nhấn “Đăng ký”.

Bước 3: Tại màn hình nhập mật khẩu, độc giả nhập mật khẩu theo quy tắc và xác nhận lại mật khẩu sau đó nhấn đăng ký để hoàn thành đăng ký tài khoản.

II. Hướng dẫn tra cứu và thực hiện thủ tục hành chính “Cấp bản sao và Chứng thực tài liệu lưu trữ” và thủ tục “Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc”.

Độc giả sau khi đã đăng ký thành công tài khoản tại cổng dịch vụ công sẽ thực hiện theo hướng dẫn sau đây để có thể tra cứu và thực hiện thủ tục “Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ” và “Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc” của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.

Bước 1: Độc giả truy cập vào địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/, sau đó nhấn vào mục “Đăng nhập” tại trang chủ.

Bước 2: Độc giả tra cứu thủ tục hành chính theo một trong những cách sau:      * Cách thứ nhất: Độc giả nhập từ khóa tìm kiếm trên khu vực tra cứu thủ tục hành chính trên trang chủ, trang người dân, trang doanh nghiệp. Ví dụ: Người dân nhập từ khóa “Chứng thực tài liệu”, hệ thống sẽ gợi ý các thủ tục liên quan để cho độc giả lựa chọn. Độc giả sẽ chọn một thủ tục trong danh sách kết quả, hệ thống hiển thị các thông tin cơ bản, và cần thiết về thủ tục hành chính. Trường hợp độc giả biết rõ cơ quan, đơn vị thực hiện thì có thể thực hiện “tìm kiếm nâng cao” bằng cách mở màn hình tìm kiếm nâng cao, sau đó nhập từ khóa tìm kiếm đồng thời chọn cấp thực hiện tương ứng.

* Cách thứ hai: Độc giả có thể chọn từ danh sách “Dịch vụ công trực tuyến”, đây là những dịch vụ công mà độc giả có thể nộp trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia. Để thực hiện được dịch vụ công, độc giả cần chọn cơ quan thực hiện. Căn cứ vào cơ quan thực hiện trong thông tin thủ tục, hệ thống đã gợi ý cơ quan thực hiện để độc giả dễ dàng lựa chọn, độc giả có thể đồng ý với gợi ý hoặc lựa chọn cơ quan khác, sau đó nhấn chọn nút “Đồng ý” hệ thống sẽ hiển thị dịch vụ công tương ứng và các thông tin như: Mức độ dịch vụ công, phí lệ phí. Tại đây độc giả nếu muốn đến gặp trực tiếp cơ quan thực hiện thì có thể xem địa chỉ trên bản đồ. Trong trường hợp muốn nộp trực tuyến thì nhấn nút “Nộp trực tuyến”, khi đó hệ thống sẽ yêu cầu đăng nhập. Khi đó độc giả sẽ thực hiện đăng nhập theo các trường thông tin bằng cách đăng nhập bằng “Chứng minh thư” hoặc “Căn cước công dân” (đây là hình thức đăng nhập chỉ dùng cho độc giả là nhân dân). Độc giả nhập tài khoản là “Chứng minh thư” hoặc “Căn cước công dân” sau đó nhập mật khẩu và nhấn nút “Đăng nhập”, hệ thống sẽ gửi mã OTP về số thuê bao đã đăng ký, độc giả nhập mã OTP vào hệ thống và nhấn “Xác nhận” để hoàn thành đăng nhập tài khoản.

III. Hướng dẫn tra cứu tình trạng hồ sơ

Độc giả có hai cách để có thể tra cứu tình trạng hồ sơ cụ thể như sau:

* Cách thứ nhất: Tra cứu không cần đăng nhập.

Độc giả chọn Menu “Tiện ích”, chọn chức năng “Tra cứu hồ sơ”, tại phần thông tin “Mã hồ sơ” trên màn hình tra cứu, độc giả nhập mã hồ sơ đã được cấp, nhập mã bảo mật sau đó nhấn nút tra cứu. Khi đó, nếu mã hồ sơ tồn tại hệ thống sẽ hiển thị thông tin về tình trạng hồ sơ. Trong trường hợp độc giả không nhớ chính xác mã hồ sơ thì có thể tra cứu theo cơ quan thực hiện bằng cách chọn cơ quan thực hiện, chọn ngày tiếp nhận và nhập các ký tự sau dấu gạch ngang (-) cuối cùng của mã hồ sơ, cuối cùng nhập “mã bảo mật” để tra cứu.

* Cách thứ hai:

Để xem chi tiết tiến trình xử lý hồ sơ, độc giả cần đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã đăng ký, sau đó chọn “Thông tin cá nhân”, chọn tiếp Menu “Dịch vụ công của tôi”. Độc giả bấm vào mã số hồ sơ, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết từng bước xử lý, thời gian xử lý, cán bộ xử lý, phòng ban xử lý, thời hạn xử lý. Ngoài ra độc giả có thể xem được các giấy tờ đã nộp, các kết quả xử lý (nếu có) và đánh giá mức độ hài lòng hoặc không hài lòng cho hồ sơ.

Như vậy với những thao tác đăng ký, đăng nhập cơ bản sẽ giúp cho đối tượng độc giả là nhân dân có thể đăng ký và được cấp ngay một tài khoản của Cổng dịch vụ công Quốc gia để đăng nhập, tra cứu thông tin, dịch vụ công các ngành, lĩnh vực, các địa phương tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, gửi phản ánh kiến nghị liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công đồng thời không phải cập nhật các trường thông tin, tài liệu đã được lưu trữ trong tài khoản Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Hy vọng với những hướng dẫn cụ thể như trên Trung tâm sẽ giúp cho đối tượng độc giả là công dân có thể đăng ký, đăng nhập sử dụng dịch vụ công một cách dễ dàng và tiện ích, tiết kiệm được thời gian, công sức của công dân./.

Hoàng Hiền