Để phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu sử dụng tài liệu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Lưu trữ lịch sử của tỉnh), ngày 20 tháng 11 năm 2017 Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Thông báo về việc giới thiệu tài liệu lưu trữ và quy trình khai thác và sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn đến các cơ quan, tổ chức và cá nhân, nội dung cơ bản bao gồm:

1. Mục đích, ý nghĩa: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Nhằm giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân các tài liệu hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh. Thông qua đó, người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung tài liệu, từ đó chủ động sử dụng để phục vụ công tác, nghiên cứu, học tập và các nhu cầu chính đáng khác...

2. Đối tượng phục vụ: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng theo quy định của pháp luật.

3. Thành phần tài liệu: Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đang lưu trữ 13 phông tài liệu tương đương 300 mét giá tài liệu có giá trị. Trong đó gồm tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học từ năm 1950 đến nay. Có thể nói đây là nguồn sử liệu vô cùng quý giá và có ý nghĩa rất quan trọng vì tài liệu không chỉ phản ánh quá trình hình thành phát triển của cơ quan, tổ chức mà còn phản ánh cả một giai đoạn lịch sử phát triển của tỉnh Bắc Kạn.Đặc biệt, năm 2016 Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tiếp nhận 58 hồ sơ, cán bộ đi B do Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bàn giao lại. Cụ thể:

 Kho lưu trữ hiện đang bảo quản tài liệu các khối, phông lưu trữ sau:

Một số hình ảnh hồ sơ, tài liệu đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Một số hình ảnh hồ sơ, tài liệu đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

4. Quy trình thủ tục khai thác tài liệu

4.1. Thủ tục khai thác

- Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

- Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài). Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.

- Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là cá nhân được ủy quyền đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy ủy quyền và được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

- Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức công tác. Vì mục cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.

4.2. Lệ phí khai thác

Được quy định cụ thể theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.

Đối tượng được  miễn nộp phí:

- Các cá nhân, gia đình, dòng họ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử.

- Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình.

- Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của mình theo quy định của Nhà nước.

Đối tượng nộp phí:

Các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc diện đối tượng chính sách trên; các đối tượng là học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học và nghiên cứu sinh khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, chỉ phải nộp 50% phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

4.3. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu

- Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc - Khai thác.

- Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

- Chứng thực tài liệu lưu trữ.

- Sao tài liệu lưu trữ.

4.4. Thời gian khai thác, sử dụng tài liệu

Vào các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 trong tuần (trừ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ, tết).

- Buổi sáng: Từ 7h30 đến 11h30 giờ.

- Buổi chiều: Từ 13h30 đến 17h giờ.

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đề nghị liên hệ địa chỉ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn, tổ 1A, phường Phùng Chí Kiên, Thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn. ĐT: 3871.742 ./.