Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra rất nhiều văn bản, giấy tờ. Đây là những minh chứng quan trọng được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời là nơi cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ cho các mục đích khác nhau của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức.
Để tài liệu thực sự là nguồn tư liệu quý giá, phục vụ đắc lực cho các mục đích khác nhau của đời sống xã hội thì những văn bản, giấy tờ này phải được sắp xếp, hệ thống một cách khoa học và hợp lý và theo tiêu chí cụ thể hay nói cách khác là tài liệu phải được lập thành hồ sơ công việc. Đây là một việc làm rất cần thiết đối với mỗi cán bộ, công chức, viên chức nói riêng và mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống đồng thời giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả, đáp ứng được những mục tiêu, yêu cầu cải cách nền hành chính của tỉnh.
Trong mỗi cơ quan, đơn vị công tác lập hồ sơ công việc được thực hiện tốt sẽ tạo được những hiệu quả sau:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ công việc được quan tâm, chú trọng thì tất cả văn bản sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc sẽ được sắp xếp và phân loại theo từng vấn đề, sự việc phản ánh đầy đủ chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó đồng thời giúp cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời và hiệu quả. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung..
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ. Mỗi hồ sơ được lập sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo cơ quan, các đơn vị, tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát, giữ gìn được bí mật của cơ quan, của ngành, của nhà nước.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ công việc ở mỗi cơ quan nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của hồ sơ. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ.
Từ năm 2010 trở về trước công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn chưa có khái niệm về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Do đó, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị ở giai đoạn này chưa được lập hồ sơ công việc cũng như giao nộp vào lưu trữ dẫn đến tình trạng tài liệu bị thất thoát, tích đống, khó khăn cho việc bảo quản, khai thác và chưa phát huy được hết giá trị sử dụng. Từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, cùng với sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của các cấp, ngành, trong đó Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn là cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đã thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, tuyên truyền, phổ biến các văn bản hướng dẫn, quy định về công tác lưu trữ cho lãnh đạo, chuyên viên phụ trách công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ ở các sở, ban ngành và các huyện, xã. Qua các lớp tập huấn đã giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc.
Ảnh 1:Tài liệu trước khi được lập hồ sơ (ảnh mang tính chất minh họa)
Ảnh 2: Tài liệu sau khi đã được lập hồ sơ công việc và được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan (ảnh mang tính chất minh họa)
Ngày 30 tháng 11 năm 2017, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn đã ban hànhChỉ thị số 09/CT-UBND về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong đó nêu rõ “Tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo trách nhiệm quy định tại Điều 9 và Điều 19 Luật Lưu trữ”. Chỉ thị được ban hànhđã cho thấy tầm quan trọng của việc lập hồ sơ, cùng với sự quan tâm của các cấp, ngành đối với công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Hiện nay, công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn đã có nhiều chuyển biến tích cực và đi vào nề nếp, chất lượng hồ sơ công việc được lập ngày càng được nâng cao. Cụ thể tại một số cơ quan, đơn vị như Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Xây dựng, Sở Lao động-Thương binh và Xã hội, Sở Giao thông Vận tải và Ủy ban nhân dân các huyện Ba Bể, Ngân Sơn, Thành phố Bắc Kạn.. mặc dù còn nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, điều kiện kinh phí còn eo hẹp, nhưng những đơn vị này đã rất quan tâm, chú trọng đến công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên và liên tục của cán bộ, công chức, viên chức. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn của mỗi cán bộ, công chức, viên chức đồng thời, cần có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của thủ trưởng cơ quan, đơn vị để từ đó từng bước nâng cao chất lượng công tác chuyên môn của cơ quan, đơn vị. Qua đó, giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng một cách có hiệu quả nhất./.