Đểcông tác văn thư được thực hiện thống nhất trong cả nước, ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, theo đó để bảo đảm công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng theo quy định hiện hành, Sở Nội vụ đã có văn bản đề nghị các cơ quan, tổ chức tiếp tục quan tâm, triển khai thực hiệntốt các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trong đó cần tập trung một số nội dung:

Thứ nhất, thực hiện đúng các quy định, đặc biệt là các quy định mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, trong đó nhấn mạnh trách nhiệm của cá nhân trong việc soạn thảo, ký văn bản; màu mực ký văn bản cũng như hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử; phông chữ dùng trong soạn thảo văn bản, cách đánh số trang, căn cứ ban hành văn bản, chữ ký số của cơ quan, tổ chức, ký số văn bản kèm theo bản chính văn bản điện tử; bản sao văn bản, nơi nhận, lưu văn bản đi điện tử; việc đóng dấu đến, sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến; trách nhiệm của cá nhân về lập hồ sơ công việc...

Thứ hai, để công tác văn thư tại mỗi cơ quan, tổ chức thực hiện theo đúng quy định, mỗi cơ quan, tổ chức cần xây dựng mới hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CPvà các quy định khác có liên quan.

Thứ ba, để thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức cần nắm được các văn bản quy định về công tác văn thư đã hết hiệu lực khi mà Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư được ban hành để tránh sự nhầm lẫn, sai sót trong tổ chức thực hiện. Các văn bản hết hiệu lựcnhư: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT- BNV, ngày 19/01/201l của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư ra đời, cơ bản đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư trong giai đoạn hiện nay - khi mà văn bản điện tử đang dần thay thế văn bản giấy truyền thống; tạo hành lang pháp lý để đưa công tác văn thư thực hiện thống nhất trong cả nước. Do đó, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần quan tâm, tổ chức thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, đưa công tác văn thư của mỗi đơn vị cũng như của tỉnh đi vào nền nếp, hiệu quả, đúng quy định./.